Projektportfoliomanagement

Nachhaltiges Projektportfoliomanagement für Sanierungsprojekte

Mehr als ein Drittel des Wohnungsbestands in der Schweiz entstand in den 60er, 70er und 80er Jahren des 20. Jahrhunderts.  Die Bautätigkeit der sogenannten "Boomjahre" zeichnet sich durch die Grösse der Projekte mit zum Teil mehr als 200 Wohnungen pro Überbauung und ihre Standorte überwiegend im Bereich der Agglomerationen grösserer Städte im Mittelland aus.

Nach rund 50 Jahren haben viele dieser Wohnungen, die sich vor allem in den Portfolien institutioneller Eigentümer befinden, bereits einen grossen Sanierungszyklus hinter sich und es stellt sich die dringende Frage was mit der Immobilie weiter geschehen soll. Dabei ist zu berücksichtigen, dass insbesondere die Bauten der 60er Jahre sich durch signifikant schlechte Eigenschaften hinsichtlich Energieeffizienz und Nachhaltigkeit auszeichnen. Wurden in den 80er oder 90er Jahren bereits energetische Sanierungsmassnahmen durchgeführt, so befinden sich diese häufig bereits wieder am Ende ihrer technischen Lebensdauer. Auch die Wohnungsgrundrisse entsprechen vielfach nicht mehr heutigen Anforderungen und die Wohnungen sind nur noch über sehr tiefe Mieten überhaupt am Markt platzierbar. Zwar kommen in einigen Fällen Ersatzneubauten in Betracht, aber die meisten der Liegenschaften müssen aufgrund ihrer Lage und fehlender Mietzinspotenziale am Standort einer kosteneffizienten Sanierungsstrategie zugeführt werden.

Manchmal wird versucht, der Zwickmühle aus Sanierungsstau und niedrigem Mietzinsniveau mit einer Strategie der kreativen Minimalsanierung zu begegnen. Mit "Pinselsanierungen" und "Auffrischungen" an besonders sichtbaren Stellen wird versucht, die Vermietbarkeit einer Liegenschaft kurzfristig sichergestellt. Unserer Erfahrung nach können solche Strategien maximal für einen begrenzten Zeitraum erfolgreich sein. Nachhaltig sind sie nie.

Weitaus erfolgversprechender erscheint uns die Strategie, das massenhafte und gleichzeitige Auftreten von vergleichbaren Sanierungsmassnahmen in grossen Immobilienportfolien mit Hilfe von paketweisen Vergaben effizienter und kostengünstiger zu gestalten.
Durch die paketweise Ausschreibung und Vergabe von Planungs- und Unternehmerleistungen können gegenüber der Vergabe von Einzelprojekten signifikante Kosten- und Zeiteinsparungen sowie Skaleneffekte erzielt werden. Zusätzliche Effizienzsteigerungen lassen sich durch einen zentralen Einkauf und eine übergreifende Betriebs- und Unterhaltsplanung realisieren.

Allerdings setzt ein solches Vorgehen einen hohen Aufwand hinsichtlich strategischer Planung und Projektorganisation (Projektportfoliomanagement) voraus. Unserer Erfahrung nach ist dieser erhöhte Aufwand erst ab einer Projektportfoliogrösse von 20 oder mehr Projekten gerechtfertigt.

Für jedes einzelne Projekt gilt es zunächst, aus baulichem Zustand, vorhandenen Potenzialen und übergeordneten Zielen (zum Beispiel einer portfolioübergreifenden Nachhaltigkeitsstrategie oder besonderen Anforderungen bezüglich eines effizienten Betriebs und Unterhalts) den optimalen Sanierungsumfang herzuleiten.

Im nächsten Schritt erfolgt das Clustering des Projektportfolios, um sinnvolle Vergabepakete schnüren zu können. Dieser Schritt ist ein wesentlicher Faktor für den späteren Erfolg des Gesamtprojekts. Für das Clustering müssen Kriterien festgelegt werden. Je nach Projektportfolio kommen dafür zahlreiche Möglichkeiten in Betracht. Bei schweizweiten Portfolios kann eine regionale Clusterung ein erster Ansatz sein. Auch die Clusterung nach Qualitätsstandards in Abhängigkeit von angestrebtem Marktsegment und Lage hat sich als erfolgreich erwiesen. Eine weitere Möglichkeit stellt die Abstufung von Projektzielen nach Dringlichkeitsstufen dar. So ist zu unterscheiden zwischen Massnahmen, die aufgrund der vorhergehenden Bauteilanalyse oder gesetzlicher Vorgaben dringend erforderlich sind und solchen, die im Kontext der Sanierung optional ausgeführt werden können.

Je nach Zeitrahmen und Projektgrösse gehen wir in der Praxis davon aus, dass pro Cluster maximal 5 bis 10 Projekte an ein Projektteam aus Planern und Unternehmern vergeben werden sollte. Sind die Vergabecluster definiert, geht es um die Erstellung standardisierter Ausschreibungsunterlagen. Zu nennen wären einheitliche Werkverträge für Planer und Unternehmer, wobei zu trennen ist zwischen Vorlagen für TU-Werkverträge und für alle weiteren relevanten Werkverträge sowie allenfalls standardisierten Baubeschrieben und Betriebskonzepten.

Der entscheidende Erfolgsfaktor für das Management von grösseren Sanierungsprojektportfolien ist jedoch eine effiziente und eingespielte Projektorganisation. Wir haben diesbezüglich gute Erfahrungen mit der Einführung einer Gesamtprojektleitung zwischen den strategischen Entscheidungsgremien auf Eigentümerseite und den Projektleitern auf operativer Ebene gemacht. Gemeinsam mit dem Eigentümer definiert die Gesamtprojektleitung die Projektziele sowie die übergeordneten Projektstandards und kontrolliert deren Einhaltung im Gesamtprojekt. Auch das Monitoring von Projektrisiken gehört im laufenden Projekt zu den Aufgaben der Gesamtprojektleitung.

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